L’avenir des entreprises passe-t-il par la collaboration digitale ?

Comment pouvons-nous utiliser la collaboration digitale dans les processus techniques pour relever les défis posés par les conséquences de la pandémie ?

La collaboration digitale permet non seulement une communication interne entreprise efficace, mais aussi une collaboration fructueuse entre une entreprise et ses clients. Dans la situation actuelle, elle peut être considérée comme la seule option sûre pour un contact étroit avec le client. Elle joue un rôle particulièrement important lorsqu’il s’agit de projets complexes dans le domaine de l’ingénierie mécanique, impliquant un haut degré de personnalisation . Il y a encore un an, dans ce secteur, la communication digitale n’avait quasiment aucun poids dans le contact client. Aujourd’hui, elle est devenue indispensable.

Grâce aux nombreuses possibilités qu’elle offre, la collaboration digitale est bien plus qu’une simple solution provisoire : Aucune alternative n’offre une collaboration aussi flexible, aussi rentable. Il permet d’organiser des réunions à plusieurs participants de plusieurs pays en un temps record, tout en stimulant un échange interactif. Chacun peut animer une réunion, et tout le monde peut travailler conjointement sur le même document. L’échange de connaissances et de fichiers est un autre atout qui découle directement de l’utilisation des outils correspondants.

La communication digitale avec les clients et les partenaires devient, grâce aux fonctions vidéos, particulièrement intéressante : En tant qu’entreprise d’ingénierie mécanique, cela nous permet no-tamment de présenter de nouveaux produits à nos clients, de les aider lors de l’utilisation des pro-duits, et de résoudre les problèmes de manière beaucoup plus directe. Il est même possible de faire une démonstration de maintenance – et ce, en direct, sur le produit que le client utilise également.

En résumé : Hormis le contact personnel direct, la communication digitale offre tous les aspects essen-tiels à une collaboration digitale réussie, même dans le cadre de projets complexes, ou d’où se trou-vent les participants.

Comment se préparer à la collaboration digitale avec les entreprises ?

Bien entendu, la nécessité d’une collaboration virtuelle entraîne également son lot de défis. Elle commence généralement par la sélection de l’outil adéquat pour la collaboration digitale: Cet outil doit être adapté à la fois à la communication interne entreprise et à la communication digitale avec les clients et partenaires externes. En raison des différentes solutions techniques disponibles pour la collaboration digitale , les entreprises et leurs clients doivent trouver et définir un chemin commun.

La sécurité des données joue un rôle capital dans le processus décisionnel. Il existe de nombreuses solutions garantissant la sécurité et le respect de la vie privée. Avant d’acquérir une licence d’utilisation pour une plateforme de communication virtuelle, les entreprises doivent s’assurer que l’outil en question répond à la fois aux exigences de sécurité interne et à celles du client.

Une fois le bon outil trouvé, d’autres aspects importants doivent être pris en compte pour assurer une communication fluide et réussie : Les réunions virtuelles demandent une plus grande attention que les entretiens personnels en présentiel. « Lorsqu’il s’agit de communication digitale », il faut vraiment être bien préparé et structurer les réunions, souligne Alexander Volk, directeur de KNF Neuberger AG à Balterswil.

Certaines recommandations générales devraient être des obligations lorsqu’il s’agit de communication digitale. Il s’agit notamment d’allumer la caméra afin de pouvoir détecter les expressions faciales et les émotions, d’utiliser un casque pour garantir une bonne qualité, et de veiller à ce qu’il n’y ait qu’une seule personne par appareil, afin d’éviter de mélanger la collaboration digitale et la collaboration physique.

Comment KNF fait-t-elle face aux défis de la collaboration virtuelle pour travailler de manière efficace sur les projets de conception de systèmes ?

« Chez KNF, nous avons une structure d’entreprise unique et des méthodes de travail éprouvées, car nous travaillons depuis toujours en étroite collaboration avec des partenaires du monde entier », explique Eric Wilson, directeur des ventes et du marketing à Trenton, New Jersey (États-Unis), qui est dans la société depuis 17 ans. KNF utilisait déjà les avantages de la collaboration virtuelle bien avant la crise du coronavirus. Dès le départ, cela a permis d’optimiser non seulement la communication interne entreprise et le transfert interne de connaissances entre les 17 sites KNF, mais aussi la collaboration digitale pour les clients communs au-delà des frontières et des domaines de spécialisation.

Aujourd’hui, KNF et ses clients bénéficient de cette longue expérience, comme l’explique Alexander Volk : « Au début, certaines entreprises n’utilisaient pas du tout les outils de communication digitale. Nos acquis, nous ont permis, et nous permettent encore de les aider sur ce sujet ». L’utilisation efficace de ces outils est la condition nécessaire à la collaboration avec les clients, tant dans le cadre de projets techniques qu’au niveau du développement de produits, ainsi que pour la communication interne entreprise.

KNF a même organisé des formations visant à optimiser l’efficacité de la collaboration digitale. Une très bonne mesure, comme le pense Eric Wilson : « L’état d’esprit est extrêmement important. Si vous ne comprenez pas les besoins des personnes avec lesquelles vous travaillez, il est difficile de leur donner ce dont ils ont besoin par le biais de canaux virtuels ». Cela est encore plus important dans le développement de produits accompagné par les technologies digitales.

Comment la communication digitale fonctionne-t-elle avec les outils de collaboration virtuelle ?

Les entreprises doivent choisir l’outil qui convient le mieux à leurs besoins en matière collaboration digitale pour la communication interne entreprise et la communication avec leurs clients. « Bien sûr, il existe plusieurs bons outils pour une collaboration digitale efficace. Nous avons choisi Microsoft Teams en raison de ses nombreuses fonctionnalités telles que les canaux d’équipe, les conférences, les réunions virtuelles, la messagerie instantanée ou les bots. Cet outil nous permet de rester en contact étroit avec nos clients, d’échanger des informations sans qu’il y ait de perte, et d’avoir ainsi la meilleure collaboration possible », explique Eric Wilson.

KNF peut même effectuer une maintenance virtuelle pour ses clients, ou les aider à résoudre un problème en faisant intervernir des experts KNF qui leur expliquent, par exemple, comment procéder dans le cas d’une pompe utilisée par un client.

Lors des visioconférences, la possibilité de travailler virtuellement mais toujours en étroite collaboration avec le client permet un haut degré d’efficience et d’efficacité en termes de progression sur les projets communs. Cela se rapproche grandement de l’idée que se fait KNF d’une collaboration proche et personnelle. En outre, les informations et les fichiers qui sont partagés lors des visioconférences par chat, sur les applications de notes ou dans les tableaux interactifs sont également mises à la disposition des participants après la réunion. Cela permet à tous les participants d’être toujours au même niveau d’information.

L’avenir de la collaboration virtuelle commence maintenant

Tant que la pandémie durera, la collaboration digitale gardera son importance pour la communication interne entreprise ainsi que pour la communication digitale avec les clients. KNF en bénéficie autant que ses partenaires. La collaboration digitale offre la possibilité de maintenir, même en cette période compliquée, un échange étroit lors de processus complexes tels que le développement de produits.

Indépendamment des développements futurs à travers le monde, la collaboration digitale, avec ses nombreux avantages et tout en tenant compte d’aspects tels que le temps, les coûts et la protection de l’environnement, pourra, même plus tard, rester alternative intéressante. Ou comme le résume Eric Wilson : « Je pense que cela conduira à un mélange de collaboration virtuelle et personnelle qui nous permettra d’avoir une efficacité optimale »

Si vous souhaitez profiter des avantages de la collaboration virtuelle avec KNF, contactez nos experts KNF afin de discuter de vos besoins spécifiques.