Digitale Zusammenarbeit – Die Zukunft der Zusammenarbeit für Maschinen­­bau­­unter­nehmen?

Wie können wir durch digitale Zusammenarbeit in technischen Prozessen die Herausforderungen durch die Auswirkungen der Pandemie meistern?

Digitale Zusammenarbeit ermöglicht nicht nur eine funktionierende interne Unternehmenskommunikation, sondern auch die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden. In der aktuellen Situation kann sie als die einzige sichere Option für einen engen Kundenkontakt angesehen werden. Besonders wenn es um komplexe Entwicklungsprojekte im Bereich Maschinenbau geht, spielt sie eine enorm wichtige Rolle. Noch vor einem Jahr war digitale Kommunikation im Kundenkontakt dieses Bereichs kaum von Bedeutung. Mittlerweile ist sie unerlässlich.

Digitale Zusammenarbeit ist dabei mit ihren zahlreichen Möglichkeiten viel mehr als eine Notlösung: Es gibt kaum eine Alternative, die eine so flexible, schnelle und kosteneffiziente Zusammenarbeit bietet. Sie ermöglicht Meetings mehrerer Teilnehmer aus unterschiedlichen Ländern innerhalb kürzester Zeit und darüber hinaus auch einen interaktiven Austausch. Jeder kann die Steuerung eines Meetings übernehmen, und alle können gemeinsam an ein und demselben Dokument arbeiten. Der Austausch von Wissen und Dateien ist ein weiteres Plus, das sich aus der Nutzung der entsprechenden Tools ergibt.

Besonders interessant wird die digitale Kommunikation mit Kunden und Partnern durch die Videofunktionen: Als Maschinenbauunternehmen kann man seinen Kunden dadurch beispielsweise neue Produkte vorstellen, sie beim Gebrauch der Produkte unterstützen und Probleme direkt lösen. Man kann sogar die Wartung demonstrieren – und das live am Kundenprodukt.

Zusammengefasst: Abgesehen vom direkten persönlichen Kontakt bietet die digitale Kommunikation alle wesentlichen Aspekte für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auch bei komplexen Entwicklungsprojekten – unabhängig davon, wo sich die Teilnehmer gerade befinden.

Wie können Sie sich auf digitale Zusammenarbeit mit produzierenden Unternehmen vorbereiten?

Natürlich bringt die Notwendigkeit der virtuellen Zusammenarbeit auch Herausforderungen mit sich. Am Anfang steht meist die Auswahl des richtigen Tools für die digitale Zusammenarbeit: Es muss sowohl für die interne Unternehmenskommunikation als auch für die digitale Kommunikation mit externen Kunden und Partnern geeignet sein. Aufgrund der verschiedenen technischen Lösungen für die digitale Zusammenarbeit müssen Unternehmen und ihre Kunden einen gemeinsamen Weg finden und definieren.

Bei der Entscheidungsfindung spielt auch die Datensicherheit eine wichtige Rolle. Es gibt zahlreiche Lösungen, die Sicherheit und den Schutz der Privatsphäre gewährleisten. Bevor Unternehmen eine Lizenz zur Nutzung einer virtuellen Kommunikationsplattform erwerben, sollte sichergestellt werden, dass das Tool sowohl die internen Sicherheitsanforderungen als auch die des Kunden erfüllt.

Sobald das passende Tool gefunden wurde, müssen weitere wichtige Aspekte bedacht werden, um eine reibungslose und erfolgreiche Kommunikation zu gewährleisten: Virtuelle Meetings erfordern mehr Aufmerksamkeit als persönliche Gespräche an einem Ort. „Man muss wirklich gut vorbereitet sein und Meetings strukturieren, wenn sie digital stattfinden“, betont Alexander Volk, Geschäftsführer der KNF Neuberger AG in Balterswil.

Es gibt einige allgemeine Empfehlungen, wenn es um digitale Kommunikation geht. Dazu gehört vor allem in Gesprächen das Einschalten der Kamera, um Mimik und Emotionen erkennen zu können, das Verwenden eines Headsets, um eine gute Qualität gewährleisten zu können, und die Teilnahme nur einer Person pro Gerät, um die physische und digitale Zusammenarbeit nicht zu vermischen.

Wie meistert KNF die Herausforderungen virtueller Zusammenarbeit, um in technischen Kundenprojekten effizient zu arbeiten?

„Wir haben bei KNF eine einzigartige Unternehmensstruktur und bewährte Arbeitsmethoden. Wir haben schon immer versucht, eng mit Partnern auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten“, weiß Eric Wilson, Direktor Vertrieb und Marketing in Trenton, New Jersey (USA), der seit 17 Jahren im Unternehmen ist. KNF nutzte die Vorteile virtueller Zusammenarbeit demnach schon vor der Corona-Krise. Bereits frühzeitig wurden so nicht nur die interne Unternehmenskommunikation und der interne Wissenstransfer zwischen den 17 KNF Standorten optimiert, sondern auch die digitale Zusammenarbeit für gemeinsame Kunden über Ländergrenzen und Disziplinen hinweg.

Heute profitieren KNF und seine Kunden von dieser Erfahrung, wie Alexander Volk sagt: „Vor allem zu Beginn der Pandemie gab es einige Unternehmen, die überhaupt noch keine Tools für die digitale Kommunikation nutzten. Mit unserem Wissen konnten und können wir ihnen bei diesem Thema helfen.“ Der effiziente Einsatz dieser Tools ist die Grundvoraussetzung in der Zusammenarbeit mit Kunden, in technischen Projekten wie der Produktentwicklung und für die interne Unternehmenskommunikation.

Um die digitale Zusammenarbeit und virtuelle Meetings so wirkungsvoll wie möglich zu gestalten, hat KNF Schulungen veranstaltet und Kunden in der Nutzung der Tools unterstützt. Eine sehr gute Maßnahme, wie Eric Wilson findet: „Das Verstehen der Kundenbedürfnisse ist extrem wichtig und erfordert das Stellen der richtigen Fragen, aktives Zuhören und einen ausgeglichenen Dialog. Wenn die Teilnehmer Schwierigkeiten mit den zur Verfügung stehenden Tools haben, kann dies eine reibungslose Zusammenarbeit behindern.

Wie funktioniert die digitale Kommunikation mit Tools für virtuelle Zusammenarbeit?

Unternehmen sollten das Tool auswählen, das für ihre Anforderungen an die digitale Zusammenarbeit in Bezug auf interne Unternehmenskommunikation und die Kommunikation mit ihren Kunden am besten geeignet ist. „Natürlich gibt es mehrere gute Tools für eine effiziente digitale Zusammenarbeit. Aufgrund seiner zahlreichen Funktionen wie Team-Kanäle, Konferenzen, virtuelle Besprechungen oder Instant Messaging fiel unsere Wahl auf Microsoft Teams. Dieses Tool ermöglicht uns einen engen Kontakt zu unseren Kunden, einen verlustfreien Austausch von Informationen und dadurch die bestmögliche Zusammenarbeit“, erklärt Eric Wilson die Entscheidung. KNF kann für seine Kunden sogar eine Remote-Vorführung zur Pumpenwartung oder der virtuellen Fehlerbehebung eines technischen Problems organisieren. Dies sind zwei wichtige Aspekte für eine effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit, vor allem im Hinblick auf die Entwicklung kundenspezifischer Lösungen.

Insbesondere die Möglichkeit, bei Videokonferenzen virtuell und dennoch eng mit Kunden zusammenzuarbeiten, ermöglicht ein großes Maß an Effizienz und Effektivität im Bezug auf den Fortschritt bei gemeinsamen Projekten. Das kommt dem Verständnis von KNF von einer engen und persönlichen Zusammenarbeit sehr nahe. Darüber hinaus stehen Informationen und Dateien, die im Laufe von Videokonferenzen per Chat, Notizen oder Whiteboards geteilt werden, den Teilnehmern auch nach dem Meeting zur Verfügung. Dadurch können alle Beteiligten immer auf demselben Stand sein.

Die Zukunft virtueller Zusammenarbeit beginnt jetzt

Solange die Pandemie andauert, behält die digitale Zusammenarbeit ihre große Bedeutung für die interne Unternehmenskommunikation sowie für die digitale Kommunikation mit Kunden. Davon profitieren KNF und Partner gleichermaßen. Die digitale Zusammenarbeit schafft die Möglichkeit, auch in diesen herausfordernden Zeiten den wichtigen engen Austausch selbst bei komplexen Prozessen wie der Produktentwicklung aufrechtzuerhalten.

Unabhängig von weiteren Entwicklungen in der Welt kann die digitale Zusammenarbeit mit ihren zahlreichen Vorteilen und unter Berücksichtigung von Aspekten wie Zeit, Kosten und Umweltschutz auch in Zukunft eine wertvolle Alternative sein. Oder wie Eric Wilson es zusammenfasst: „Ich denke, es wird auf eine Mischung aus virtueller und persönlicher Zusammenarbeit hinauslaufen, die es erlaubt, so effizient wie möglich zu sein.“

Wenn Sie die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit mit KNF nutzen möchten, kontaktieren Sie unsere KNF Experten, um über Ihre individuellen Anforderungen zu sprechen.